مقالات
ملاحظات ضروری برای برونسپاری فعالیت‌های نگهداری و تعمیرات (بخش دو از دو)
نويسنده و مترجم: سيد سهند سبطي
مشاور مهندسي قابليت اطمينان و مديريت دارايي‌هاي فيزيکي
مسئله برونسپاری فعالیت‌های نت (نگهداری و تعمیرات) یکی از پرمخاطرهترین چالشهای پیش روی سازمان‌های تجهیز-محور و سرمایهای است. اتخاذ تصمیم درست در این زمینه می‌تواند مزایا و فواید بسیاری برای این سازمان‌ها در پی‌داشته باشد و بلعکس یک تصمیم‌گیری غلط و عجولانه، پیامدهای سنگینی برای چنین سازمان‌هایی در پی‌خواهد داشت. با توجه به اهمیت موضوع، در این مقاله به صورت اجمالی به بررسی برخی از مهمترین ملاحظات پیش روی سازمان‌هایی که قصد برونسپاری فعالیت‌های نت خود را به عنوان یک حرکت استراتژیک برای بهبود دارند، پرداخته شده است.
تجربه سازمان های موفق و مشاورین خبره در زمینه برونسپاری فعالیت‌های نت نشان می‌دهد که برای دستیابی به نتایج مطلوب در برونسپاری فعالیت‌های نت می‌بایست موارد زیر را مد نظر قرار داد. (موارد 1 الی 3 در مقاله اول تشریح شده است)
4- آیا یک فرایند مناقصه مناسب برای انتخاب پیمانکار داریم؟
فرایند مناقصه برای یک «قرارداد کلان برونسپاری» به احتمال زیاد در برخی جنبه‌ها با فرآیند مناقصه برای یک «پروژه‌ی سرمایه‌بر» بسیار متفاوت است. یکی از نکات ویژه در این خصوص، درک و ملاحظه دقیق نسبت به ریسک‌ها و مخاطرات احتمالی در بخشهای کلیدی فرایند برونسپاری و همچنین تدوین و بهره‌گیری از یک استراتژی مناسب برای مدیریت این ریسک‌ها و خطرات است. بدین منظور باید فرایندی تدوین شود تا هم احتمال وقوع خطر و هم پیامدهای وقوع آن را کاهش دهد. در گام اول باید پیمانکاران مناسبی برای مناقصه و ارایه طرح‌های پیشنهادی دعوت شوند و در گام بعد می‌بایست اقدام به انتخاب پیمانکار مورد نظر با معیارهایی مناسب نمود.
افزون بر آن، همانطور که اشاره شد معیارهای انتخاب یک «پیمانکار مناسب برای فعالیت‌های نت» نیز با معیارهای انتخاب یک پیمانکار برای پروژه‌های سرمایهمحور کمی متفاوت است. بنابراین بهتر است تا معیارهای انتخاب پیمانکار با دقت تعیین شود به همین دلیل جمع آوری اطلاعات مناسب در خصوص کیفیت و کیمت کار و وضعیت پیمانکاران و بازار نگهداری و تعمیرات کنونی بسیار مهم است. اطمینان از گردآوری اطلاعاتی دقیق و کافی، شما را در اتخاذ تصمیمات آگاهانه و هوشمندانه یاری خواهد کرد. در این مرحله تعیین شاخص‌های یک پیمانکار ایده‌ال بسیار حیاتی بوده و از اهمیتی ویژه برخوردار است.
5- آیا ملزمات مورد نیاز برای برونسپاری فعالیت‌های نت انتخابی و فرایند مناقصه را شناسایی و تعیین کرده‌ایم؟
تعیین و شناسایی شاخصههایِ پیشنیازهایِ فرآیند مناقصه، یکی دیگر از مسایلی است که باید با دقت و وسواس زیاد مورد توجه قرار گیرد. به ویژه در قراردادهایی که حجم گستردهای از فعالیت‌های نت در یک مجموعه قرار است به پیمانکار واگذار شود. در چنین مواردی، نیاز است که کارفرما اطمینان پیدا کند آنچه که قصد برونسپاری آن را دارد بیشتر خروجی کارها را در پیکان توجه قرار می‌دهد تا ورودی کارها. یا بهتر بگوییم، شاخصهها (سنجهها) موشکافانه باید بیشتر آینهی آن چیزی باشند که قرار است از قرارداد «گیرمان بیاید» تا اینکه «برای آن خروجی چه ورودیهایی نیاز است».
به عبارت دیگر باید در مشخصات و معیارهای قرارداد، با جزییات کافی بیان شود که دستاورد، مقصود و نتیجه این قرارداد چیست، اینکه کارفرما قصد دارد با انعقاد این قرار داد به چه اهدافی دست یابد و نه صرفا اینکه چگونه می‌توان به این نتایج رسید و یا با چه ورودی و کارهایی می‌توان به آن‌ها دست یافت.
تجربه گروه مشاوران پرایسواترهاوسکوپرز (PriceWaterhouseCoopers) نشان از آن دارد که اطمینان از اینکه کلیه اهداف مورد نظر با جزییات، مشخص شده‌اند و موضوع اصلی و تعهد اصلی در قرارداد هست یکی از مهمترین ملاحظات قرارداد در مسئله برونسپاری فعالیت‌های نت محسوب میشود. همچنین توافق بر سر چگونگی سنجش و اندازه‌گیری این خروجی‌ها و دستاوردها به صورت بالقوه خود یک ملاحظه جدی است. برای نمونه در قراردادهای جدید یک خروجی و دستاورد مطلوب حفظ یکپارچگی تجهیزات در دزار مدت است. اما تصمیم‌گیری در خصوص چگونگی ارزیابی این موضوع، فرآیندی دشوار است.
6- آیا ساختار مناسبی جهت پرداخت قرارداد وجود دارد؟
چندین ساختار پیشنهادی متفاوت برای پرداخت قرارداد وجود دارد. برخی از آن‌ها عبارتند از:
- پیمان باقیمت ثابت یا مقطوع
- قرارداد با هزینه متغیر
- سقف هزینه تشویقی
- قرارداد امانی ذینفع با درصد هزینه نهایی
- قرارداد امانی ذینفع با قیمت ثابت و پاداش
- قرارداد امانی ذینفع با قیمت ثابت
- قرارداد با حاشیه سود مشخص (ثابت)
هر یک از این ساختارهای پرداخت، سطح متفاوتی از ریسک را بین کارفرما و پیمانکار به اشتراک میگذارد. مهمترین شاخصههایی که در تعیین مناسب‌ترین ساختار پرداخت باید در نظر گرفت عبارتند از:
- ارزیابی عینی‌ای از عملکرد مورد انتظار از پیمانکار تا چه حد ممکن و عملی است؟
- تا چه اندازه می‌توان به سادگی اهداف واقع بینانهای برای نحوه عملکرد پیمانکار در مفاد قرارداد تعیین کرد؟
- هزینه نظارت، مدیریت و کنترل هر یک از موارد پرداخت چقدر است؟
- با چه اطمینانی می‌توان میزان نتایج مورد انتظار از قرارداد را مشخص و تعیین کرد؟
نکته دیگر آنکه در گذر زمان با توجه به شرایط، نیاز است که ساختار پرداخت تغییر کند و این می‌بایست در توافق اعمال شود. چرا که در گذر زمان دانش ما نسبت به دقت دادهها و اهداف مورد نظر پیرامون عملکرد پیمانکار افزایش مییابد و با اطمینان بیشتری می‌توان پیشنیازهای قرارداد را شناسایی کرد.
7- آیا فرآیند و ساختار مناسبی برای مدیریت و نظارت بر قرارداد وجود دارد؟
پیش از رسیدن به مرحله عقد قرارداد، کارفرما باید در مورد چگونگی بهره‌گیری از یک فرآیند مدیریت و نظارت بر کار و قرارداد تصمیم بگیرد و وظایف و مسئولیت‌های کارکنان خود را برای نظارت و مدیریت کار مشخص کند.
کارفرما باید ساختار، فرآیند و دیگر ملزومات این کار را از پیش مشخص و تدوین کند و به کارکنان خود مهارت‌های مورد نیاز برای انجام درست مسئولیت‌هایشان را اموزش دهد.
بسیار دیده شده قراردادهایی که از پتاسیل بالایی برای موفقیت برخوردارند به دلیل عدم مدیریت موثر کار با شکست روبرو شده و در پایان هم فسخ شده‌اند.
8- آیا ما دارای تجربه و دانش مناسب جهت تهیه اسناد قرارداد هستیم؟
آیا ما دارای تجربه و دانش کافی برای تهیه یک قراداد مناسب هستیم؟ آیا نمونه چنین قراردادهایی را پیشتر تدوین کرده‌ایم؟ آیا می‌توانیم آنچه مد نظر ما (به عنوان کارفرما) است را به صورت یک قرارداد در بیاوریم؟
نگهداری و تعمیرات در واحدهای صنعتی رابطه پیچیدهای با واحدهای دیگر دارد و این فعالیتها به صورت تنگاتنگی در ارتباط با فعالیت‌های واحدهای دیگر است.
تجربه نشان می‌دهد بیشتر قراردادهای استاندارد در بیشتر شرکتها مناسب قراردادهای برونسپاری فعالیت‌های نت نبوده و معمولا شرایط و مفاد این قراردادها خیلی مناسب خدمات بزرگ و بلند مدتی که پیمانکار می‌خواهد ارایه کند نیست، بهویژه در قراردادهای عملکرد-محور و قراردادهایی که پیمانکار به نوعی در سود کار شریک است.
(استفاده از مشاورهای قوی و تنظیم مفاد قرارداد با استفاده از افراد باتجربه و مسلط به مباحث حقوقی و عقد قرارداد حتمی در این موارد راهگشاست)
9- آیا ما از توان و سازو کار مناسب برای مدیریت انتقال برونسپاری بهره مند هستیم؟
مسایل زیادی هست که باید طی مرحله گذار و حین استقرار پیمانکار مد نظر سازمان کارفرما قرار گیرد:
کارکنان: اینکه کدام یک از کارکنان باید توسط کارفرما حفظ شوند؟ کدام یک باید به استخدام پیمانکار در آیند؟ و کدام یک باید تعدیل شوند؟
نقشه ها: چه کسی مسئول بروز نمودن نقشه‌هاست؟ چه کسی مسئول تهیه و یا نظارت بر نقشه‌های سایت است؟
آیا پیمانکار باید به سیستم نگهداری و تعمیرات کامپیوتری (CMMS) دسترسی داشته باشد؟ یا به راستی پیمانکار بهتنهایی می‌تواند از دادهها نگهداری کند؟ چه کسی درباره دقت و صحت دادههای وارد شده در سامانه نرمافزاری نت پاسخگوست؟
مواد: فرآیند تهیه مواد، مصالح و قطعات یدکی چگونه است و مسئولیت‌های کارفرما و پیمانکار در خصوص چیست؟
ابزار و تجهیزات: چه کسی مسئول نگهداری از آن‌هاست و مالک آن‌ها کیست؟
10- آیا روش فسخ قرارداد وجود دارد؟
مسئله دیگری که باید قبل از بستن قرارداد مد نظر کارفرما قرار گیرد این است که چه چارهای برای «به مشکل برخوردن با پیمانکار دارند»؟ حالا به هر دلیل و به هر شکلی اگر کار با پیمانکار گره خورد، چه تصمیمی درباره آن می‌توان گرفت و یا در صورت نیاز چگونه قرارداد را فسخ کرد؟
پیش از هرچیز شاید بهترین کار این باشد که وظایف و مسئولیت‌های پیمانکار در حال خروج (اولیه) روشن و شفاف باشد، تا زمانی که پیمانکار جدید جایگزین میشود، بداند که چگونه باید به کار خود ادامه دهد و یا اینکه اگر قرار شد کار یا فعالیت برونسپاری شده، دیگر برونسپاری نشود و دوباره درون سازمان پیگیری شود، سازمان چگونه آن را پیش ببرد.
نتیجه گیری
اگرچه اینها ملاحظاتی کلی است که سازمان‌ها می‌بایست پیرامون برونسپاری قراردادهای نت داشته باشند، موارد دیگری نیز هست که در این نوشتار نمیگنجد. هرچند نیازی به اشاره دوباره نیست، تصمیم‌گیری درباره برونسپاری هر فعالیت مهمی، همچون نت، چیزی نیست که بتوان سبکسرانه از آن گذشت و اگر هر دوطرف (پیمانکار و کارفرما) میخواهند که فرآیند انتقال فعالیتی آرام و رضایتبخش به پیمانکار داشته باشد، انجام بررسی دقیق موارد پراهمیت حیاتی است.
ترجمه و برداشتی آزاد از مقاله: Maintenance Outsourcing - Critical Issues, Sandy Dunn
معرفی کتاب
